قبل الملتقى بأسبوعين، يبدأ منسق الفعالية إرسال الدعوة إلى 3,000 رقم من جوال الجهة، وبعد بضع مئات من الرسائل يظهر إشعار حظر ويتوقف الحساب. ومعه يتوقف الرقم الذي كان قناة التواصل مع المتحدثين والرعاة وإدارة القاعة، بينما لم يصل إلى القائمة إلا جزء صغير من الدعوات.
شرحنا في دليل حظر الواتساب عند إرسال الدعوات لماذا يتوقف الرقم الذي يرسل رسائل كثيرة، وهنا نطبّق ذلك على إرسال دعوات المؤتمرات عبر واتساب بالآلاف: لماذا لا يصمد جوال المنسق أمام هذا العدد، وكيف تُرسل الجهة المنظمة دعواتها عبر منصة واتساب الرسمية، وكيف يخطط فريقكم دفعات الإرسال والتذكير ضمن حدود ميتا، وما البيانات والموافقات المطلوبة قبل أول رسالة.
أما صياغة نص الدعوة وتنظيم التسجيل والحضور فمكانها دليل كتابة دعوات المؤتمرات والفعاليات وتنظيم الحضور.
لماذا يُحظر رقم الجهة عند إرسال آلاف الدعوات من الجوال؟
لأن تطبيقَي واتساب الشخصي وواتساب للأعمال صُمما لمحادثات يجريها شخص من جواله، لا لإرسال رسالة واحدة إلى آلاف الأرقام. يذكر دليل الاستخدام المسؤول في مركز مساعدة واتساب أن الرسائل الجماعية والآلية قد تؤدي إلى حظر الحساب، وأن واتساب يكتشفها بالتعلم الآلي وببلاغات المستخدمين، وأن الحساب الذي تتكرر البلاغات عن رسائله قد يُحظر.
وفي قوائم الفعاليات تجتمع هذه الإشارات كلها. الأرقام تأتي من نماذج تسجيل، ومن إدارات مختلفة، ومن قوائم الرعاة والشركاء، وأغلب أصحابها لم يحفظوا رقم المنسق ولم يراسلوه من قبل. ثم تُرسل الدعوات كلها في يوم الإعلان، فيرى النظام رقمًا يراسل أعدادًا كبيرة من الأرقام الجديدة في وقت قصير، ومع تكرار البلاغات من المستلمين قد يُحظر الرقم.
وماذا عن قائمة البث؟
لا تحل المشكلة، لأن رسائلها، بحسب الصفحة نفسها، لا تصل إلا إلى من حفظ رقم المرسل في جهات اتصاله. في مؤتمر بآلاف المسجلين يعني ذلك أن أغلب الدعوات لن تصل أصلًا، دون أن يعرف فريقكم من وصلته ومن لم تصله.
والأدوات التي تَعِد بالإرسال الجماعي من الجوال؟
هنا ينتقل الخطر من الرقم إلى الجهة نفسها. يذكر واتساب في صفحة الاستخدام غير المصرح به للرسائل الآلية والجماعية أنه يتخذ منذ 7 ديسمبر 2019 إجراءات قانونية ضد من يمارس هذا النوع من الإرسال أو يساعد عليه، وقد يستند في ذلك إلى معلومات من خارج واتساب. لهذا لا تناسب هذه الأدوات جهة لها اسم وسمعة، وفصّلنا أسباب ذلك في مقال مخاطر برامج الإرسال الجماعي للواتساب.
ما الطريقة النظامية لإرسال دعوات المؤتمرات عبر واتساب إلى آلاف الأرقام؟
الطريق الذي توفره ميتا للجهات التي تراسل أعدادًا كبيرة هو منصة واتساب للأعمال (WhatsApp Business Platform)، وتُستخدم عبر شركاء ميتا أو الربط المباشر مع واجهة Cloud API. والفرق الجوهري أن المحادثة تبدأ بـقالب رسالة تراجعه ميتا قبل استخدامه، فتصل الدعوة إلى المدعو دون أن يحفظ الرقم، ويرد عليها بأزرار داخل المحادثة.
والفرق الثاني أن الإرسال يُدار عبر منصة لها حدود معلنة وجودة تُقاس، لا من جوال موظف. هذا يمنح فريقكم ما لا يوفره الجوال: حالة كل رسالة، وردودًا يمكن تصنيفها، وخطة إرسال تُحسب قبل يوم الإعلان. وهو المسار الذي ترسل به أمسية: من حسابها للأعمال على المنصة الرسمية، لا من أرقام موظفي الجهة.
ما الذي يعنيه حد المراسلة لجهة تدعو الآلاف؟
تضع ميتا حد المراسلة على مستوى محفظة الأعمال في ميتا (Business Portfolio)، وهو بحسب صفحة حدود المراسلة في Meta for Developers أقصى عدد من الأشخاص المختلفين الذين يمكن أن تصلهم رسائل القوالب من الجهة خارج نافذة خدمة العملاء خلال 24 ساعة متحركة. وفي هذا التعريف ثلاث نقاط تهم الجهة المنظمة:
- الحد للمحفظة كلها: تحسبه ميتا لمحفظة الأعمال وتتشاركه كل أرقامها، فرقم واحد قد يستهلك السعة كلها.
- البداية متواضعة: المحافظ الجديدة تبدأ بحد 250، ويمكن رفعه إلى 2,000 بإكمال أحد مسارات التوسعة التي تحددها ميتا، ثم تتدرج المستويات حتى غير محدود.
- الارتفاع مشروط: يرتفع الحد درجةً بعد درجة مع جودة الرسائل والاستخدام المنتظم، فلا تبنوا الجدول على ترقية متوقعة.
شرحنا سلّم المستويات كاملًا وشروط الترقية في مقال حدود الإرسال في واتساب للأعمال. والنتيجة العملية لفريقكم: اسألوا الجهة التي سترسل عن مستوى حدها الحالي قبل تحديد تاريخ الإعلان، فهذا الرقم يظهر لها في WhatsApp Manager ضمن لوحة حدود المراسلة.
كيف يخطط فريقكم دفعات الإرسال لـ 1,000 أو 5,000 أو 10,000 مدعو؟
القاعدة: لا تتجاوز أي دفعة ما بقي من الحد في فترتها، فإذا كانت القائمة أكبر من السعة المتاحة في فترة 24 ساعة واحدة، توزعت على فترات متتالية. والسعة المتاحة ليست دائمًا الحد كاملًا؛ فإذا كانت المحفظة نفسها ترسل لفعاليات أخرى في الفترة ذاتها، فالجميع يسحب من الحد نفسه.
- 1,000 مدعو: تتسع لهم فترة واحدة إذا كان الحد 2,000 فأعلى وبقيت فيه سعة لـ 1,000، ويحتاجون إلى أربع فترات على الأقل إذا كانت المحفظة ما زالت على 250.
- 5,000 مدعو: ثلاث فترات على الأقل بحد 2,000، وفترة واحدة بحد 10,000 إذا كانت سعته متاحة.
- 10,000 مدعو: خمس فترات على الأقل بحد 2,000، وفترة واحدة بحد 10,000 بشرط ألا يُستهلك منه شيء في الفترة نفسها.
قد يرتفع الحد أثناء الحملة إذا تحققت شروط ميتا، لكن ابنوا الجدول على المستوى الحالي لا على ترقية محتملة. ولأن الفترة متحركة لا تقويمية، تعود السعة تدريجيًا بعد مرور 24 ساعة على كل دفعة، لا عند منتصف الليل. لهذا لا يستطيع أحد أن يحدد مدة الإرسال قبل معرفة مستوى المحفظة وما استُهلك منه.
رتّبوا الدفعات بالأولوية لا بترتيب الملف
الدفعة الأولى لكبار الضيوف وممثلي الرعاة والشركاء، لأنهم يحتاجون إلى أطول مدة لترتيب حضورهم. ثم المسجلون الذين طلبوا التواصل، ثم بقية المدعوين المعتمدين. هذا الترتيب يحمي أهم الدعوات من أي تأخير، ويبدأ بمن يعرفون الجهة ويتوقعون رسالتها.
التذكير يستهلك من الحد أيضًا
كثير من الخطط تحسب الدعوة وتنسى ما بعدها. التذكير قبل الموعد رسالة قالب تُرسل غالبًا بعد أيام من آخر رد، أي خارج نافذة خدمة العملاء، فيُحسب صاحبها من جديد ضمن حد ذلك اليوم. ويصدق هذا على دعوات البدلاء وتنبيهات تغيير القاعة أو الموعد، لذلك احجزوا في الجدول سعة ليوم التذكير ولا تضعوه في يوم آخر دفعة من الدعوات.
مثلًا: 5,000 مدعو بحد 2,000 يحتاجون إلى ثلاث فترات للدعوة، ثم إلى سعة جديدة يوم التذكير بعدد المؤكدين ومن لم يردوا. ومن يضع التذكير في جدول ممتلئ يكتشف أن جزءًا منه لن يخرج في موعده.
أي قالب تحتاجه دعوة المؤتمر؟ التصنيف يغيّر القواعد
تصنف ميتا كل قالب في فئة من ثلاث: تسويقية، وخدمية، وتحقق. ومن أمثلة ميتا على القالب التسويقي في إرشادات تصنيف القوالب رسالة تدعو المستلم إلى الاحتفال في مكان وموعد محددين، كما تعامل ميتا القالب الذي يخلط المحتوى الخدمي بالتسويقي معاملة التسويقي.
ولأن دعوة المؤتمر الأولى لا تتابع إجراءً طلبه المدعو، فهي تُرسل قالبًا تسويقيًا. أما الرسالة التي تتابع إجراءً قام به الشخص نفسه، مثل تأكيد تسجيل أتمّه المدعو في موقع الفعالية، فقد تندرج في الفئة الخدمية، والقرار النهائي في التصنيف لميتا.
ولأن ميتا تحدّ من عدد الرسائل التسويقية التي يستقبلها الشخص الواحد من كل الجهات، فقد لا تُسلَّم الدعوة لبعض المدعوين في يوم الإرسال، وهي حالة شرحناها مع غيرها في مقال لماذا لم تصل بعض الدعوات عبر واتساب الرسمي.
جهزوا القوالب قبل الإعلان لا يومه
يحمل قالب دعوة المؤتمر اسم المدعو ولقبه عبر متغير، وصورة الدعوة أو فيديو قصيرًا في الترويسة، وأزرار رد واضحة مثل «سأحضر» و«أعتذر». ويفيد تجهيز قوالب منفصلة للدعوة والتذكير وتنبيه التغيير، ورفعها للمراجعة قبل تاريخ الإعلان بوقت كافٍ. تفاصيل مكونات القالب واعتماده في مقال قوالب رسائل واتساب المعتمدة من ميتا.
ولكل قالب تقييم جودة. توضح صفحة جودة القوالب لدى ميتا أن التقييم أخضر أو أصفر أو أحمر أو قيد الاحتساب، وأنه ينخفض مع الملاحظات السلبية من المستلمين، مثل الحظر أو الإبلاغ، ومع ضعف معدلات القراءة.
وحين يبلغ القالب أدنى تقييم توقفه ميتا 3 ساعات في المرة الأولى، ثم 6 ساعات، ثم تعطّله في المرة الثالثة. وتوقف قالب الدعوة في منتصف الحملة يعني توقف الدفعات التالية التي تعتمد عليه حتى يعود متاحًا.
كيف تُدار ردود آلاف المدعوين والتذكير داخل محادثة واتساب؟
المتابعة تبدأ من الزر لا من الاتصال. يضغط المدعو «سأحضر» أو «أعتذر» داخل المحادثة، فتُحدَّث حالته دون نموذج خارجي، ويُعرف بدقة من أكد ومن اعتذر ومن لم يرد. وحين يسأل المدعو عن المواقف أو البرنامج، يفتح رده نافذة خدمة مدتها 24 ساعة، والرسائل داخلها لا تُحسب من حد المراسلة.
وفرّقوا في تقاريركم بين ثلاث حالات لا تعني الشيء نفسه:
- حالة الرسالة: أُرسلت، أو سُلّمت، أو قُرئت. وصول الدعوة لا يعني قبولها.
- حالة الرد: أكد الحضور، أو اعتذر، أو لم يرد بعد.
- الحضور الفعلي: لا يُعرف إلا عند الدخول، بمسح بطاقة الدخول أو تسجيل الحضور عند الباب، كما في دليل بطاقات دعوة QR.
أما التذكير فاجعلوه قليلًا ومحددًا: رسالة لمن لم يرد بعد مدة معقولة، ورسالة للمؤكدين قبل الموعد فيها ما يحتاجونه يوم الحدث.
التذكيرات المتكررة للشخص نفسه ترفع احتمال أن يحظر الرقم أو يبلّغ عنه، وتنص سياسة رسائل الأعمال في واتساب على أن أنظمة واتساب قد تحد من عدد الرسائل التي ترسلها الجهة بناءً على هذه الملاحظات. ولتنظيم الدعوات والردود من أولها إلى آخرها، راجعوا دليل إدارة دعوات المناسبات عبر واتساب.
ماذا تفعلون بمن لم تصله الدعوة؟
بعض الدعوات لن تُسلَّم مهما كانت الخطة: رقم مكتوب خطأ، أو رقم غير مسجل في واتساب، أو مدعو بلغ حد الرسائل التسويقية في ذلك اليوم، وفي الحالة الأخيرة توصي ميتا بعدم إعادة المحاولة قبل مرور 24 ساعة على الأقل. لذلك اطلبوا في نموذج التسجيل قناة بديلة مثل البريد الإلكتروني، وخصصوا في الجدول وقتًا للتواصل مع من لم تصلهم الدعوة قبل إغلاق التسجيل.
ما البيانات والموافقات التي تحتاجها الجهة المنظمة قبل الإرسال؟
قبل الحدود والقوالب هناك شرط أسبق: الإذن. تنص سياسة رسائل الأعمال في واتساب على أن التواصل عبر واتساب يكون مع من أعطاكم رقمه، بموافقة منه تؤكد رغبته في تلقي رسائلكم. وتطلب احترام كل طلب بالتوقف أو الحظر سواء جاء داخل واتساب أو خارجه، وعدم مفاجأة الناس أو تضليلهم برسائلكم.
عمليًا، هذا ما يجهزه فريقكم قبل أي دفعة:
- سطر موافقة واضح في نموذج التسجيل يذكر أن رسائل الفعالية ستصل عبر واتساب، مع حفظ مصدر كل رقم وتاريخ تسجيله.
- قائمة واحدة معتمدة تُدمج فيها قوائم الإدارات والرعاة، ويُحذف منها التكرار، وتُصحح صيغة الأرقام ورمز الدولة للضيوف من خارج المملكة.
- استبعاد القوائم مجهولة المصدر أو المجمّعة لغرض آخر، فأصحابها لا يتوقعون رسالتكم وهم الأقرب إلى الإبلاغ.
- سجل لطلبات التوقف يُستبعد بموجبه كل من طلب عدم مراسلته من الدفعات والتذكيرات التالية، في هذه الفعالية وما بعدها.
- حصر الاطلاع على البيانات فيمن يحتاجها من فريق العمل، ومراجعة متطلبات حماية البيانات المعمول بها مع الجهة القانونية لديكم.
كيف تدير أمسية دعوات المؤتمرات والملتقيات؟
أمسية خدمة مُدارة: الجهة المنظمة تزودنا بتفاصيل الفعالية وقائمة المدعوين، وتعتمد التصميم والنص وجدول الإرسال، وفريقنا يتولى التنفيذ. لا تُرسل الدعوات من أرقام موظفيكم، بل من حساب أمسية للأعمال على منصة واتساب الرسمية، بقوالب رسائل معتمدة من ميتا، فتبقى أرقام فريقكم بعيدة عن خطر الحظر ومتاحة للتواصل مع المتحدثين والرعاة.
- تدقيق القائمة قبل الإرسال: الأرقام الخاطئة والمكررة والناقصة.
- تصميم الدعوة وكتابة نصها باسم الجهة والفعالية، وإرسالها باسم كل مدعو.
- جدولة الإرسال على دفعات ضمن حد الإرسال المتاح لنا لدى ميتا، وفق الجدول الذي تعتمدونه.
- متابعة الردود داخل محادثة واتساب عبر أزرار «سأحضر» و«أعتذر»، وتحديث حالة كل مدعو.
- متابعة حالة كل دعوة، وإبلاغكم بمن لم تصله لتتواصلوا معه بطريقة أخرى.
- التذكير، ودعوات البدلاء، وبطاقات الدخول QR، والتحقق من الحضور يوم الفعالية، والتقارير، بحسب الباقة.
اطلعوا على خطوات العمل مع أمسية وباقات أمسية لإدارة الدعوات، أو تواصلوا مع فريق أمسية وأخبرونا بموعد الفعالية والعدد التقريبي للمدعوين، ونقترح عليكم الباقة وجدول الإرسال المناسبين.